Конференц зал, Москва

Конференц зал в Москве - jhcenter.ru
конференц-центр
+7 (495) 981 00 23
+7 (916) 902 75 01
Современный инфобизнес – достаточно прибыльное занятие для тех, кому есть что сказать людям и есть чему их научить. Различные тренинги, семинары и мастер-классы пользуются большой популярностью и позволяют не только популяризировать инфопродукт, но и наладить обратную связь с аудиторией, что немаловажно. Что нужно для проведения тренинга и семинара? В первую очередь – хороший конференц-зал, в котором можно было бы продуктивно работать.
Нет, покупать или строить конференц-зал, конечно, не стоит, это дорого и совершенно излишне. Оптимальный вариант – аренда конференц-зала в удобном районе, с хорошей транспортной доступностью. Причем именно аренда конференц-зала, а не зала в доме культуры или аудитории в захудалом учебном заведении. Во-первых, это важно для вашей репутации, а во-вторых – для самого процесса работы. Оборудованный всем необходимым конференц-зал позволит максимально удачно организовать работу семинара или тренинга и оптимизировать общение всех его участников как в рабочей, так и в неформальной обстановке. Ну и, конечно же, семинар, проводимый в современном конференц-зале, и семинар, проводимый в актовом зале заводского ДК – это два разных по уровню и по результатам работы семинара.

Первый и самый важный совет тем, кто берется за организацию профессиональных конференций – не беритесь за организацию конференций! Если вы не специалист в этом деле, конечно. К такому выводу мы пришли после совершенно провальной медконференции, которую взялись организовать самостоятельно.
Первая и главная допущенная нами ошибка – аренда конференц-зала. Выбирая конференц-зал, мы не учли ни его местоположение, ни возможность вовремя добраться до него всем приглашенным участникам. В результате некоторые гости опоздали к началу конференции, некоторые вообще не смогли добраться, и график работы и выступлений был сорван.
Аренда конференц-зала интересовала нас только с точки зрения его вместительности и стоимости, что было второй крупной ошибкой. Выбранный конференц-зал не был оборудован так, как нам бы хотелось, но об этом мы узнали уже в процессе проведения конференции, когда менять что-либо было уже безнадежно поздно.
Вы скажете – какие мелочи, главное подготовить тезисы и научные доклады? Мы тоже так думали, но оказалось, что правильно оборудованный конференц-зал не менее важен, чем правильно подготовленный доклад. Аренда конференц-зала должна быть работой специалистов, вам же лучше заняться подготовкой научной части конференции.

Зачем организовывать для сотрудников компании выездные тренинги?
Чтобы работа отдела продаж любой компании была результативной, сотрудникам этого самого отдела время от времени необходимы так называемые «встряски» – различные тренинги и обучающие семинары, которые позволят выработать навыки работы в команде, откроют новые перспективы профессионального роста сотрудников. Основной секрет успешности подобных мероприятий – их проведение «на выезде».
Давно подмечено, что арендованный конференц-зал позволяет провести более результативный тренинг, чем стены родной компании. На выезде полезная информация воспринимается быстрее, легче, и с большим интересом, поэтому аренда конференц-залов на время проведения обучающих мероприятий давно стала привычной практикой в крупных компаниях.
Почему именно аренда конференц-зала? Все просто:

  • Конференц-зал оборудован всем необходимым для длительной плодотворной работы;
  • Конференц-зал одной своей обстановкой позволяет настроиться на рабочий лад;
  • кроме того, аренда конференц-зала дает возможность сотрудникам пообщаться в неформальной обстановке, вне стен компании, что также плодотворно скажется на их дальнейшей работе.

Информация правит миром, именно поэтому различные тренинги, семинары, мастер-классы стали популярным способом заработка маститых маркетологов, менеджеров, литераторов и прочих людей умственного труда. Как правило, для проведения мероприятий подобного рода требуется аренда конференц-зала, в котором будет удобно работать. Чтобы выбрать конференц-зал, оптимально подходящий для вашего мероприятия, следует учесть такие условия:

  • Обязательно следует уточнить, в каком районе расположен конференц-зал, удобно ли до него добираться участникам мероприятия;
  • Обратите внимание на то, как оборудован конференц-зал, а также насколько он вместителен – аренда конференц-зала большой вместительности обойдется дороже, поэтому если ваш семинар рассчитан на 30 человек, лучше просчитать это заранее и не переплачивать;
  • Большую роль играет дизайн интерьера зала, обратите на него внимание перед тем, как арендовать конференц-зал, поскольку то оформление, которое уместно для одного события, абсолютно не подходит для другого;
  • Если предполагается длительная работа, лучше, чтобы в конференц-зале можно было организовывать кофе-брейки;
  • Если ваш тренинг предполагает демонстрации и презентации, также стоит узнать заранее, возможно ли их проведение в выбранном конференц-зале.

Довольно часто посреднические компании ругают – за излишне навязчивый сервис, за неоказание услуг в полном объеме, за оказание услуг в полном объеме…  Да мало ли за что можно ругать посредников!
Однако, если рассуждать объективно, посредничество не всегда зло, а услуги посредников подчас просто необходимы. И в первую очередь потому, что посреднические компании – это специалисты своего дела, которые точно знают, что сделать для того, чтобы клиент остался доволен и обратился повторно. Возьмем, к примеру, такую услугу, как аренда конференц-залов.
Чтобы удачно арендовать конференц-зал,  следует подойти к вопросу основательно, учесть множество моментов и условий. Организатор-любитель вполне может не справиться с этой задачей и арендовать конференц-зал, который не будет соответствовать стилю и задачам предполагаемого мероприятия, а это как минимум – неудобства в работе участников встречи, а как максимум – сорванное мероприятие. Поэтому аренду конференц-зала лучше поручить специалистам, которые уже наработали определенный опыт в данном вопросе.
То есть аренда конференц-зала при помощи компании-посредника – это скорее необходимость, если вы хотите, чтобы все было сделано правильно.

Умение договариваться – одно из составляющих успешного бизнеса. Но нередко случается так, что одного умения недостаточно, особенно если речь идет о важных партнерах, с которыми вы намерены вести долгосрочное сотрудничество. Здесь также решающую роль играет и атмосфера, в которой будет проходить данная встреча. И если она будет благоприятной, то шансы на успех возрастают в разы.

Даже если в собственном офисе не предусмотрено наличие такого помещения, то решить проблему поможет аренда конференц-зала. Найти подобные помещения на сегодняшний день совсем не трудно, поскольку множество отелей, гостиниц и бизнес-центров предоставляют свои конференц залы в аренду для проведения различных мероприятий. Другое дело, что наиболее престижные и оборудованные по последнему слову техники помещения могут быть уже «расписаны» на много месяцев вперед и, чтобы арендовать такой конференц-зал, следует уже за много месяцев до намечаемого события оставить заявку. Либо подыскать другое помещение, менее престижное, но, практически, ни в чем не уступающее по качеству и комфортности.
Проведение образовательных или рабочих мероприятий не только отнимает много времени и сил у их устроителей, но и требует от них учета даже самых мельчайших нюансов. Причем речь идет не только о технической оснащенности проводимого мероприятия, но и о его организационной составляющей.

Но такая услуга как аренда конференц-зала, предлагаемая сегодня различными отелями, гостиницами и бизнес-центрами, позволяет устроителям снять с себя значительную часть организационных вопросов, тем самым, высвободив время для решения других, не менее важных и насущных, задач.

Следует отметить, что современный конференц-зал не имеет ничего общего с теми помещениями, которые некогда использовались для проведения различных семинаров и деловых встреч. Трибуны и длинные ряды посадочных мест остались в далеком прошлом. Любой нынешний конференц зал представляет собой красивое помещение, обставленное с максимальным удобством для участников мероприятия и оснащенное по последнему слову техники. Кроме того, арендодатели, как правило, предлагают массу дополнительных услуг, позволяющих провести любое мероприятие на самом высоком уровне, сделать его качественным и продуманным, а также предусматривают различные варианты оплаты.

Нередко проведение тренинга, семинара или конференции имеет цель не только донести до слушателей какую-то важную информацию, направленную на повышение основных показателей достижений, но и сблизить коллектив, поскольку его сплоченность не менее важна для общего успеха предприятия. И вот здесь очень важное значение приобретает правильная аренда конференц-зала, который не только должен быть оснащен всем необходимым оборудованием, но и располагать к более тесному общению.

В подобных случаях самым идеальным вариантом может стать конференц-зал, расположенный в доме отдыха, где окружающая обстановка, отсутствие отвлекающих факторов, специализированное оборудование и близость к природе будут располагать к более тесному сближению коллектива.

Снять конференц-зал в одном из таких мест – это полностью решить поставленную задачу, когда оборудованное по последнему слову техники помещение обеспечит нормальную работу семинара, конференции или тренинга, а атмосфера спокойствия, окружающая природа и развлекательная инфраструктура будут способствовать тому, чтобы коллеги могли вместе отдыхать.

Аренда конференц-зала под ключ предполагает предоставление полного комплекса услуг, когда размещением участников мероприятия, их перевозкой, развлечением и организацией питания занимается одна организация. В подобных случаях организаторы мероприятия избавляют себя от необходимости продумывать каждую мелочь: заниматься размещением гостей, решать проблемы с их питанием и т.д., получая возможность непосредственно заняться информационной составляющей.

 

Им уже не надо задумываться о том, какой снять конференц-зал, чтобы он мог вместить всех участников и при этом удовлетворял бы всем требованиям проводимого мероприятия. Все что от них требуется – это обрисовать круг задач, а уж специалисты сами организуют все так, чтобы готовящаяся конференция, семинар или тренинг прошли на самом высоком уровне.

Такой комплексный подход выгоден еще и тем, что позволяет получить существенную экономию за счет скидок. Ведь когда конференц-зал арендуется у одной компании, организацию питания берет на себя другая, а решение транспортных задач - третья, то ни о каких скидках даже речи не заводится.

Каждая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью организации какого-либо мероприятия, для которого может потребоваться аренда зала. Подобные услуги на сегодняшний день предоставляют не только гостиницы и отели, но и бизнес-центры, что дает большой простор выбора. Однако не всегда удается снять зал, который бы полностью удовлетворял организаторов мероприятия. Зачастую недостаточная техническая оснащенность зала, его неудобное месторасположение или недостаточная вместимость существенно осложняют процесс, а также накладывают негативный отпечаток на все мероприятие.

 

Чтобы избежать подобных проблем, необходимо снять зал задолго до планируемого события. Заранее согласуйте дату и время проведения грядущего мероприятия, число участников, а также тщательно продумайте программу, чтобы участники конференции, симпозиума или иной встречи не испытывали никаких неудобств, даже если событие предполагает быть долгим.

При таком запасе времени аренда зала не принесет никаких неожиданностей, как это нередко происходит в тех случаях, когда зал подыскивают в самый последний момент, а само помещение будет гарантированно отвечать нужным требованиям, способствуя оптимизации процесса.

На первый взгляд, снять зал для проведения корпоративных мероприятий – задача не сложная, поскольку этот сегмент рынка на сегодняшний день изобилует самыми разными предложениями. Однако поспешный и непродуманный выбор может поставить под угрозу успех всего мероприятия. Чтобы этого не произошло, необходимо четко понимать, какой зал вам требуется.

 

Так, для проведения деловых переговоров и встреч лучше всего арендовать комнату переговоров или небольшой зал, устроенный по типу «кабинет». Для проведения тренингов, презентаций и семинаров подойдет конференц-зал, схематично напоминающий класс, а вот для проведения съездов, форумов, различных конференций зал своей конфигурацией и способом размещения слушателей должен напоминать театр. При этом правильная аренда зала должна предполагать и наличие основного минимума технического оборудования, а также возможность аренды дополнительного оборудования, которое может потребоваться для проведения запланированного мероприятия.

Другие моменты, на которые следует обратить внимание, прежде чем снять зал – это  возможность размещения участников рядом с местом проведения мероприятия (при условии участия иногородних слушателей), транспортная доступность и наличие удобной парковки, организация питания и т.д. 

Прежде чем снять зал для проведения конференции, семинара или иного делового события, изучите весь рынок предложений, обращая внимание на требуемые параметры помещения. Выбрав несколько подходящих вариантов, проведите личный осмотр каждого помещения, обращая внимание не только на внешний вид, климат и комфортность зала, но и на качество освещения. Аренда зала для подобных мероприятий также предполагает наличие необходимого оборудования – как минимум – усилителей звука и микрофонов. Убедитесь в том, что все необходимое оборудование находится в исправном состоянии. Если для проведения мероприятия вам понадобится дополнительное оборудование, требующее электропитания, поинтересуйтесь о возможности его подключения.

Неплохо также узнать загруженность арендуемого вами зала. Ведь если аренда зала осуществляется «впритык», то может возникнуть суматоха между участниками вашего мероприятия и участниками предыдущей встречи, которая повлечет за собой путаницу и потерю рабочего времени. В этом случае имеет смысл выбрать другое время для мероприятия, чтобы между предыдущим и вашим заседаниями был, как минимум, получасовой интервал.

Запланировали корпоративное мероприятие? Даже если вы располагаете собственным помещением для подобных случаев, рекомендуем снять конференц-зал. Это прекрасная возможность взглянуть на своих сотрудников вне стен офиса. Нередко потенциал сотрудника раскрывается именно в неформальной обстановке. К тому же, современный рынок нередко предлагает арендовать конференц-зал в живописнейших местах, позволяющих участникам мероприятия совместить приятное с полезным.

К примеру, гостеприимная база отдыха с современным конференц-залом для проведения различных корпоративных мероприятий и мастер-классов, приветливым персоналом и отличной кухней, может способствовать большей эффективности всего мероприятия, чем, если бы вы его проводили в стенах своего офиса. Ведь помимо той информации, которую вы хотите донести до своих сотрудников, и технического оснащения помещения, немаловажное значение имеет и сама атмосфера, в которой пребывают участники мероприятия. Тогда как свежий воздух, различные развлекательные программы и возможность неформального общения будут способствовать не только успеху мероприятия, но и сплочению коллектива.
Для эффективной работы презентационных мероприятий, мастер-классов, рабочих встреч и конференций нередко требуется не только наличие мультимедийного оборудования и звуковых систем, но и возможность синхронного перевода, голосования, обсуждения изложенной информации в интерактивном режиме и т.д.

Для проведения мероприятий такого формата не всякий конференц-зал подойдет. Здесь уже необходимо арендовать конференц-зал многофункциональный, позволяющий обеспечить все потребности мероприятия. Как правило, техническое оснащение такого зала предполагает наличие систем электронного подсчета голосов, синхронного перевода речи, различных информационных носителей и средств визуализации, звукооснащения и систем усиления звука, систем видео- и аудиоконференций и т.д.

Снять конференц-зал с таким техническим оснащением, значит не только повысить эффективность вашего мероприятия, обеспечив его всем необходимым оборудованием, но и сэкономить собственное время и ресурсы на обеспечение комфортной рабочей обстановки.